Privacy policy

ARQUIS

PRIVACY POLICY

ex art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR)

Ultima versione del 19/06/2026

1. Informazioni generali

In ottemperanza agli obblighi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (“GDPR”), con la presente informativa i titolari del trattamento, come di seguito identificati (collettivamente, “Arquis”, “noi”), forniscono le seguenti informazioni sul trattamento dei dati personali dei propri utenti effettuato nel corso dell’utilizzo di:

il proprio sito web www.arquis.it (il “Sito”); e
la fornitura del servizio software as a service (SaaS) che, tramite un assistente conversazionale basato sull’intelligenza artificiale, consente ad architetti, geometri e studi tecnici di porre domande sulla normativa edilizia italiana e di ricevere risposte con citazione delle fonti (i “Servizi”).

1.1. Titolari del trattamento

Il titolare del trattamento (il “Titolare”) è Arquis S.r.l., C.F. e P. IVA n. 000000000000, con sede legale in Via Saverio Altamura 11. È possibile contattare il Titolare per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati personali all’indirizzo email info@arquis.it.

Allo stato attuale Arquis non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti obbligatori di cui all’art. 37 GDPR. Tale valutazione sarà riesaminata con la crescita del Servizio e, in particolare, in caso di costituzione di una società e di trattamento sistematico su larga scala.

2. Dati personali trattati, finalità del trattamento e base giuridica

2.1. Il Sito Arquis

Navigazione sul Sito

Nel corso della navigazione sul Sito, i Titolari raccolgono le seguenti informazioni relative ai propri utenti: indirizzo IP, dati di navigazione, informazioni sul dispositivo utilizzato e altre informazioni raccolte tramite i cookie utilizzati sul Sito (si veda la “Cookie Policy”).

Le finalità del trattamento consistono nel:

a) consentirti, tramite l’installazione di cookie tecnici, di navigare sul Sito, fruire di tutte le sue funzionalità e garantire il suo corretto funzionamento (incluse attività di amministrazione del sistema);
b) analizzare, tramite l’installazione di cookie, il traffico sul Sito per la produzione di statistiche aggregate ai fini del miglioramento del Sito e dei Servizi, nonché svolgere attività di profilazione a fini di marketing.

La base giuridica applicabile al trattamento di cui al punto: a) è il legittimo interesse del titolare a garantire il corretto funzionamento del Sito, ai sensi dell’art. 6, par. 1(f) GDPR; b) è il consenso libero, richiesto per installare i cookie (si veda la “Cookie Policy”) – art. 122 Codice Privacy. Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto b) è facoltativo: in caso di mancato conferimento non vi saranno conseguenze di alcun tipo per la corretta fruizione del Sito.

Risorse

Nel caso in cui l’utente chieda di ricevere materiali informativi utili per utilizzare al meglio il Servizio (ad esempio guide o esempi d’uso) eventualmente disponibili sul Sito, i Titolari potrebbero raccogliere il suo nome, cognome, email lavorativa ed eventuale numero di telefono.

Le finalità del trattamento consistono nel permettere agli utenti di a) ricevere i materiali informativi predisposti dai Titolari; e b) fornire ulteriori informazioni utili rispetto al Servizio, via email o telefono.

La base giuridica applicabile al trattamento di cui al punto: a) consiste nelle misure precontrattuali adottate per dare seguito alla richiesta dell’utente, ai sensi dell’art. 6, par. 1(b) GDPR; b) è il legittimo interesse dei Titolari a fornire ulteriori informazioni relative al Servizio cui si riferiscono i materiali richiesti, ai sensi dell’art. 6, par. 1(f) GDPR.

2.2. I Servizi Arquis

Creazione account e uso dei Servizi

I Titolari raccolgono le informazioni dell’utente necessarie alla creazione di un account personale, che includono nome, cognome, email e password; nonché le informazioni relative all’utilizzo dei Servizi, che possono includere a titolo esemplificativo: dati statistici sulle funzionalità utilizzate, sulla frequenza e sulle modalità di interazione (“Dati statistici”); eventuali commenti, suggerimenti, segnalazioni o valutazioni forniti dall’utente (“Feedback”).

Le finalità del trattamento consistono nella:

a) attivazione dei Servizi e fornitura del supporto tecnico ai propri utenti; e
b) aggregazione dei Dati statistici e loro utilizzo, insieme ai Feedback, per finalità di analisi, miglioramento e sviluppo del Servizio.

La base giuridica applicabile al trattamento di cui al punto a) è l’esecuzione delle misure (pre)contrattuali con l’interessato relative alla partecipazione al test e all’uso del Servizio, ai sensi dell’art. 6, par. 1(b) GDPR; b) è il legittimo interesse dei Titolari a migliorare i propri Servizi, ai sensi dell’art. 6, par. 1(f) GDPR.

Inoltre i dati personali potranno essere utilizzati in sede giudiziaria per tutelare i diritti dei Titolari o dimostrare l’adempimento degli obblighi assunti, sulla base del legittimo interesse a difendere la propria posizione, ai sensi dell’art. 6, par. 1(f) GDPR.

Progetti, prompt e documenti caricati nelle librerie

Nel corso dell’utilizzo dei Servizi, i Titolari potrebbero trattare informazioni personali dell’utente e/o di soggetti terzi eventualmente incluse nelle domande proposte dall’utente nell’ambito dei propri progetti e nei documenti allegati ad esse (collettivamente, i “Prompt”) e/o nelle raccolte di documenti chiamate “Librerie”, in particolare:

Libreria Arquis. È una raccolta di documenti selezionati appositamente dai Titolari, che provengono da fonti normative e istituzionali (regolamenti edilizi comunali, norme regionali e nazionali). Vi sono diverse librerie suddivise per ambito territoriale e per materia. Ciascun utente può accedere solo a quelle pertinenti al proprio contesto di lavoro.

Libreria Privata. È un servizio che mette a disposizione dell’utente uno spazio d’archiviazione dedicato in cui caricare documenti da usare come base per le elaborazioni dell’AI, in modo da personalizzare gli output nell’ambito dei propri progetti. Ad esempio possono rientrarvi elaborati progettuali, relazioni tecniche, corrispondenza con gli enti o documenti interni dello studio. Si consiglia di anonimizzare la documentazione prima di inserirla nella Libreria Privata, in modo da escludere ogni possibile trattamento non necessario dei dati personali ivi contenuti. I Titolari non condividono le informazioni della Libreria Privata con altri utenti: ciascun utente può avvalersi solo e soltanto della propria Libreria Privata e non gli è possibile accedere a quelle di terzi.

Le finalità del trattamento consistono nel: a) elaborare i Prompt e i documenti dei progetti per generare la risposta normativa richiesta dall’utente, con citazione delle fonti; b) svolgere attività di sviluppo e miglioramento del prodotto; c) conservare i progetti e lo storico delle elaborazioni a beneficio dell’utente.

La base giuridica applicabile al trattamento di cui al punto a) è l’esecuzione delle misure (pre)contrattuali con l’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1(b) GDPR; b) e c) consistono nel legittimo interesse dei Titolari a garantire le migliori funzionalità dei Servizi e a verificare che essi forniscano output aggiornati, verificabili e di alta qualità, ai sensi dell’art. 6, par. 1(f) GDPR.

Si raccomanda agli utenti di non inserire nei Prompt e nei documenti dei progetti dati personali non necessari (in particolare nomi e recapiti dei propri clienti o di terzi) e di anonimizzare, ove possibile, le informazioni prima di inserirle. Il Servizio è progettato per rispondere a quesiti normativi e non richiede l’inserimento di dati personali per funzionare.

È importante precisare che, relativamente a queste categorie di informazioni, i Titolari agiscono nella duplice veste di titolare autonomo e responsabile del trattamento. In particolare, i Titolari agiscono come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR (trattamento effettuato per conto dell’utente, che a sua volta assume il ruolo di titolare del trattamento limitatamente a tale attività) quando custodiscono la Libreria Privata e gestiscono i singoli Prompt sottoposti dagli utenti, elaborando le informazioni personali presenti nei documenti caricati o inserite nel Prompt. In questa Privacy Policy ci si concentra soprattutto sui trattamenti svolti in qualità di titolare autonomo; per quanto riguarda le obbligazioni del responsabile, si rinvia all’eventuale accordo sul trattamento dei dati (DPA) sottoscritto in fase di attivazione del rapporto.

Training dei modelli di intelligenza artificiale

Arquis ha cura della riservatezza delle informazioni dei propri utenti. A tale proposito si precisa che i Prompt degli utenti sono esclusi dal training dei fornitori dei modelli di intelligenza artificiale di cui Arquis si avvale: lo prevedono le condizioni contrattuali stipulate con tali fornitori, in qualità di sub-responsabili del trattamento.

I Titolari potranno invece utilizzare i Prompt per le proprie attività di analisi, benchmarking e/o messa a punto del Servizio; tuttavia, eventuali dati personali e informazioni riservate presenti nei Prompt verranno rimossi prima di procedere con tali attività, che si svolgeranno solo su dati non riconducibili a persone identificate o identificabili.

Monitoraggio di efficienza

Arquis monitora, con strumenti automatizzati, l’efficienza del Servizio e le interazioni con la piattaforma, al fine di intercettare eventuali difficoltà riscontrate nell’uso dei Servizi e di migliorare il prodotto. Il monitoraggio può includere log tecnici di errore server-side, raccolti senza installare cookie o tecnologie equivalenti sul dispositivo dell’utente. Qualora la piattaforma rilevi difficoltà dell’utente, quest’ultimo potrà essere contattato per verificarne i motivi e proporre suggerimenti o sessioni di supporto.

La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse dei Titolari a intercettare e prevenire difficoltà legate all’uso del prodotto, ai sensi dell’art. 6, par. 1(f) GDPR.

Comunicazioni informative e commerciali

Nel corso del test o del rapporto, potranno essere inviate all’utente comunicazioni informative sulle potenzialità e sul corretto utilizzo del prodotto, aventi finalità soprattutto formativa, considerata la complessità tecnica dei servizi basati sull’AI. L’utente potrà inoltre essere contattato per verificare l’eventuale necessità di supporto.

Separatamente, i Titolari potrebbero chiedere il consenso dell’utente per l’invio di comunicazioni commerciali (ad esempio inviti a eventi, promozioni o aggiornamenti sul Servizio). Tale consenso è libero, facoltativo e revocabile in qualsiasi momento.

Le basi giuridiche sono: a) la funzionalità al rapporto / alle misure precontrattuali nel periodo di test, ai sensi dell’art. 6, par. 1(b) GDPR, e il legittimo interesse a segnalare aspetti tecnici e nuove funzioni, ai sensi dell’art. 6, par. 1(f) GDPR; b) il consenso, ai sensi dell’art. 6, par. 1(a) GDPR, per le sole comunicazioni commerciali.

3. Comunicazione a terzi e trasferimento dei dati

I dati personali trattati potranno essere comunicati dai Titolari alle seguenti categorie di soggetti, solo ed esclusivamente per le finalità indicate e ove strettamente necessario:

fornitori di servizi di hosting e infrastruttura cloud;
fornitori di modelli di intelligenza artificiale (vedi sotto);
fornitori di strumenti di analisi del traffico e di gestione delle comunicazioni;
consulenti legali, fiscali e contabili;
amministrazioni pubbliche, Autorità di vigilanza e controllo e Autorità giudiziarie (ove richiesto dalla legge o da ordini di tali soggetti).

Arquis non sviluppa un proprio modello di intelligenza artificiale (LLM), bensì si avvale di modelli forniti da terze parti. Il Servizio comporta pertanto il trasferimento dei Prompt a tali sub-fornitori, in particolare OpenAI, Anthropic e Google, che agiscono in qualità di sub-responsabili del trattamento.

Tali fornitori possono comportare un trasferimento di dati personali verso gli Stati Uniti. Detti trasferimenti si svolgono sotto la tutela delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR) e/o, ove applicabile, del Data Privacy Framework. Arquis conserva i dati a lungo termine in server situati nell’Unione Europea, ove tecnicamente possibile.

4. Modalità di trattamento e conservazione

I dati personali sono trattati con l’ausilio di mezzi elettronici e, ove necessario, manuali, idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza, in applicazione di adeguate misure tecniche e organizzative. I Titolari trattano i dati personali per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità perseguite. In particolare:

i dati dell’account, i progetti e lo storico dei Prompt vengono conservati per tutta la durata del rapporto e cancellati, o anonimizzati, entro [30-90] giorni dalla cessazione del rapporto o dalla chiusura della fase di test, salvo il tempo tecnico necessario a completare eventuali aggiornamenti; i documenti della Libreria Privata vengono cancellati entro [30] giorni dalla cessazione del rapporto, fatte salve le copie di backup smaltite entro un massimo di [180] giorni;
i dati raccolti tramite il form Risorse vengono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e, in caso di mancata attivazione, per un massimo di [12-24] mesi;
i dati trattati sulla base del consenso (es. comunicazioni commerciali) vengono conservati fino alla revoca del consenso;
i dati necessari ad accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria vengono conservati per il tempo a ciò strettamente necessario.

Si precisa che, essendo la fase di test gratuita, non vengono attualmente trattati dati di fatturazione né si applicano i relativi termini di conservazione di legge. Tali termini (es. dieci anni per le scritture contabili) si applicheranno al momento dell’eventuale attivazione di un servizio a pagamento.

Per maggiori informazioni sui tempi di conservazione, è possibile inviare una richiesta all’indirizzo di contatto [privacy@arquis.it] di cui al paragrafo 1.1.

5. Diritti degli interessati

Gli interessati dal trattamento potranno esercitare i loro diritti inviando una email all’indirizzo di contatto [privacy@arquis.it] di cui al paragrafo 1.1. In particolare, essi potranno:

ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei loro dati personali e, in tal caso, ottenere l’accesso ai dati e alle informazioni inerenti il trattamento;
chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti;
domandare la cancellazione dei dati, purché ricorra uno dei motivi indicati dall’art. 17 GDPR;
chiedere la limitazione del trattamento laddove ricorra una delle ipotesi di cui all’art. 18 GDPR;
opporsi al trattamento dei dati basato sul legittimo interesse dei Titolari, per motivi connessi alla loro situazione particolare;
ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali da essi forniti, nonché trasmetterli a un altro titolare, nei casi e nei limiti di cui all’art. 20 GDPR;
revocare il consenso (ove prestato) in qualsiasi momento, senza pregiudicare la legittimità dei trattamenti eseguiti fino a quel momento.

A tali richieste i Titolari risponderanno entro 30 giorni (termine estendibile fino a 3 mesi in casi di particolare complessità), fornendo, ove necessario, la documentazione a supporto della risposta. Gli interessati avranno comunque diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali).

Processi automatizzati

Considerato che il Servizio si basa sull’intelligenza artificiale, esso offre per sua natura processi automatizzati. Gli output, tuttavia, non sono in grado di produrre conseguenze giuridiche o effetti analoghi direttamente sugli interessati: costituiscono un supporto informativo che deve sempre essere valutato e validato dal professionista prima di essere utilizzato. Non si configurano pertanto processi decisionali automatizzati in senso stretto ai sensi dell’art. 22 GDPR.

Arquis, inoltre, mette sempre a disposizione dell’utente le fonti (articolo, comma, documento, pagina) che giustificano la risposta, in modo da facilitarne la verifica. Coerentemente con la normativa italiana in materia di intelligenza artificiale nelle professioni intellettuali, la responsabilità sulle decisioni assunte resta in capo al professionista.